Một hóa đơn chỉ được coi là hợp lệ khi được ghi chép đầy đủ các thông tin và đảm bảo tuân thủ nguyên tắc về hóa đơn của luật thuế ban hành. Hóa đơn đóng góp vai trò quan trọng nên kế toán cần hết sức cẩn thận khi xuất hóa đơn. Xoay quanh các vấn đề liên quan đến hóa đơn như báo giá dịch vụ hóa đơn điện tử, xử lý hóa đơn đầu khi hàng bán bị trả lại,… những điểm cần chú ý khi xuất hóa đơn cũng cần được kế toán nắm chắc. Kế toán có thể tham khảo các thông tin về việc xuất hóa đơn thông qua bài viết sau đây.
1. Khái niệm về xuất hóa đơn
Hiểu một cách nôm na, xuất hóa đơn chính là việc điền thông tin của khách hàng, hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho khách cùng số tiền và số tiền thuế lên hóa đơn.
2. Kế toán cần lưu ý những gì khi xuất hóa đơn?
Thứ nhất, khi xuất hóa đơn, đặc biệt là với những hóa đơn mới đặt in, kế toán cần phải kiểm tra xem đã đăng ký phát hành hóa đơn tại cơ quan thuế chưa. Bạn có thể gõ từ khóa “tra cứu hóa đơn” và truy cập vào trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế. Tại đây, bạn có thể xem được những hóa đơn đã thông báo phát hành.
Trong trường hợp hóa đơn chưa được thông báo phát hành, kế toán cần thông báo phát hành hóa đơn trực tuyến sau đó in ra bản cứng và mang lên nộp tại văn phòng 1 cửa của cơ quan thuế phụ trách.
Kế toán chỉ được phép xuất hóa đơn sau khi đã nộp thông báo phát hành hóa đơn thành công và được cơ quan thuế chấp nhận. Trường hợp nếu chưa nộp thông báo phát hành đã xuất hóa đơn thì doanh nghiệp có thể bị phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Do đó, kế toán cần kiểm tra kỹ trước khi tiến hành xuất hóa đơn.
Thứ hai, mức thuế suất trên hóa đơn giá trị gia tăng cần phải đúng với mức thuế mà Bộ Tài chính quy định với hàng hóa dịch vụ đó. Ví dụ, với một số mặt hàng như sách, đường, thực phẩm tươi sống,… sẽ có mức thuế suất là 5%; các mặt hàng thông thường thường có mức thuế 10%; một số mặt hàng được ưu đãi thuế 0% như: dịch vụ vận tải, chuyển phát nhanh quốc tế, giao hàng ở ngoài Việt Nam,… Khi viết tên hàng hóa, kế toán cần phải chú ý viết đúng theo quy cách, tránh trường hợp viết sai sẽ ảnh hưởng tới mức thuế suất trên hóa đơn.
Thứ ba, trên hóa đơn không được có dấu hiệu tẩy xóa. Trong trường hợp kế toán viết sai hóa đơn thì có thể xuất lại hóa đơn mới và lưu hóa đơn xuất sai riêng để riện theo dõi, giải trình và làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hàng tháng, hàng quý.
3. Doanh nghiệp có nên áp dụng việc mua hóa đơn hay không?
Hiện nay, không ít doanh nghiệp coi việc mua hóa đơn là một giải pháp tối ưu để giảm số thuế phải nộp vào ngân sách nhà nước. Tuy nhiên, việc mua hóa đơn không phải là một giải pháp thông minh bởi doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với các rủi ro như sau:
– Mua phải hóa đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn.
– Không giải thích được số lượng hàng hóa, dịch vụ mua về sử dụng cho mục đích gì khi bị kiểm tra.
– Khi có thanh tra quyết toán thì không cung cấp được thông tin của “bên bán”.
– Nếu số hóa đơn mua có giá trị lớn, doanh nghiệp có thể đối mặt với trách nhiệm hình sự.
– Dễ dàng bị phát hiện khi có những giao dịch bất thường.
Công thức tính thuế TNCN từ trúng thưởng được quy định như thế nào?
Có phải lập biên bản thu hồi hoá đơn lập sai?
Việc mua bán hóa đơn chỉ có thể giải quyết được lợi ích trước mắt, nhưng về lâu dài, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều rắc rối. Vì vậy, doanh nghiệp không nên áp dụng hình thức mua hóa đơn để tránh trường hợp đáng tiếc xảy ra, dẫn đến việc kinh doanh bị ảnh hưởng không tốt.
